Διοργάνωση συνεδρίων
Η διοργάνωση συνεδρίων αποτελεί σύνθετη διεργασία που απαιτεί συνδυασμό πολλαπλών οργανωτικών, επικοινωνιακών και ταξιδιωτικών υπηρεσιών.
Είμαστε μια ομάδα ατόμων με επιστημονική κατάρτιση, εμπειρία, μεράκι και ενθουσιασμό για ότι κάνουμε. Παρέχουμε ολοκληρωμένες υπηρεσίες Διοργάνωσης Συνεδρίων και Εκδηλώσεων από το 1985.
Διαθέτουμε την τεχνογνωσία, την πολυετή εμπειρία και τα εξειδικευμένα στελέχη για μια άρτια δημιουργική διοργάνωση.
Συνδυάζουμε στρατηγική σκέψη με δημιουργικότητα και αξιοποιούμε τα σύγχρονα τεχνολογικά εργαλεία για να παρέχουμε για κάθε συνέδριο Στρατηγικό Σχεδιασμό και Οργάνωση, τα οποία εφαρμόζουμε στην πράξη με την παραγωγή του απαιτούμενου υλικού και την υλοποίηση ενεργειών και δράσεων.
Ειδικότερα παρέχουμε τις παρακάτω υπηρεσίες :
→ Στρατηγικό Σχεδιασμό
Ο στρατηγικός σχεδιασμός περιλαμβάνει τον καθορισμό του σκοπού του συνεδρίου, των προδιαγραφών και των στόχων του, την επιλογή ομιλητών, τον προσδιορισμό του κοινού στο οποίο απευθύνεται, την δέσμευση των χώρων διεξαγωγής, τη σύνταξη πλάνου προώθησης και δημοσιότητας, τον καθορισμό του απαραίτητου προϋπολογισμού και γενικά την αναλυτική καταγραφή όλων των απαραίτητων ενεργειών πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την εκδήλωση, τα άτομα που εμπλέκονται και το χρονοδιάγραμμα εκτέλεσης κάθε φάσης.
→ Γραμματειακή Υποστήριξη
Η γραμματειακή υποστήριξη, πριν, στη διάρκεια διεξαγωγής και μετά την ολοκλήρωση του συνεδρίου, περιλαμβάνει αδειοδοτήσεις ΕΟΦ, ΣΦΕΕ, ΠΙΣ (για Ιατρικά Συνέδρια), εξασφάλιση αιγίδων από φορείς, επικοινωνία με όλους τους εμπλεκόμενους, ομιλητές, προέδρους, συντονιστές, προμηθευτές κλπ., συλλογή περιλήψεων (abstracts) και προώθηση τους προς την οργανωτική και επιστημονική επιτροπή και την ευθύνη για την τήρηση του καθορισθέντος χρονοδιαγράμματος. Τα στελέχη της γραμματείας διαχειρίζονται το ηλεκτρονικό σύστημα εγγραφών και έχουν την επιμέλεια των συμμετοχών και φροντίζουν για την παροχή κάθε είδους πληροφορίας προς κάθε ενδιαφερόμενο.
→ Οικονομική Διαχείριση – Εξασφάλιση και Διαχείριση Χορηγιών
Περιλαμβάνει τις εισπράξεις του δικαιώματος συμμετοχής, την εξασφάλιση και διαχείριση των χορηγιών, τις πληρωμές προς τους προμηθευτές και γενικά οποιαδήποτε οικονομική συναλλαγή για λογαριασμό του συνεδρίου.
→ Δημιουργία ιστοσελίδας – παραγωγή ηλεκτρονικού και έντυπου υλικού
Το δημιουργικό τμήμα προτείνει τη δημιουργία ιστοσελίδας και εφαρμογής για κινητές συσκευές και ανάλογα με τον χαρακτήρα του συνεδρίου τη μορφή, και τις ποσότητες του απαραίτητου ενημερωτικού και προωθητικού υλικού, είτε σε έντυπη είτε σε ηλεκτρονική μορφή, κλπ.
→ Επιμέλεια εκθεσιακών stands
Σε ορισμένα συνέδρια οι εταιρίες χορηγοί επιθυμούν την παρουσία τους με εκθεσιακά stands. Στην περίπτωση αυτή προτείνονται λύσεις ανάλογα με το διαθέσιμο χώρο και το σκοπό της επικοινωνίας.
→ Διαμόρφωση και διακόσμηση χώρων – διαχείριση posters
Η λειτουργική και αισθητική διαμόρφωση του χώρου διεξαγωγής ενός συνεδρίου, αποτελεί καθοριστικό παράγοντα επιτυχίας. Κάθε συνέδριο έχει τον δικό του ιδιαίτερο χαρακτήρα που απορρέει από τη θεματολογία, τους συμμετέχοντες και τους τρόπους παρουσίασης.
Ειδική αντιμετώπιση απαιτείται για τον τρόπο παρουσίασης των posters για τα οποία προβλέπεται είτε ανάρτηση σε ειδικά διαμορφωμένο χώρο, είτε ηλεκτρονική διαχείριση μέσω ειδικού λογισμικού σε οθόνες αφής.
→ Ηλεκτρονική καταγραφή παρουσιών
Διαθέτουμε τον απαραίτητο εξοπλισμό για την καταγραφή της διάρκειας παρακολούθησης κάθε συνέδρου με (barcode – Qrcode), απαραίτητο για την έκδοση πιστοποιητικών παρακολούθησης.
→ Εξασφάλιση Οπτικοακουστικού εξοπλισμού
Διαθέτουμε τον απαραίτητο εξοπλισμό τελευταίας τεχνολογίας και εκπαιδευμένα στελέχη για τον χειρισμό, γεγονός που αποτελεί προϋπόθεση για την άρτια υποστήριξη των ομιλιών και παρουσιάσεων, ανάλογα πάντοτε με τις προδιαγραφές κάθε συνεδρίου.
→ Μεταφράσεις – Διερμηνείες
Υπάρχει μόνιμη και σταθερή συνεργασία με ομάδα εξειδικευμένων διερμηνέων σε ιατρικά θέματα καθώς και η δυνατότητα εγκατάστασης συστημάτων ταυτόχρονης μετάφρασης σε περισσότερες γλώσσες.
→ Έκδοση Πρακτικών
Με την ολοκλήρωση κάθε συνεδρίου υπάρχει η δυνατότητα έκδοσης πρακτικών των ομιλιών και παρουσιάσεων είτε ηλεκτρονικά είτε σε έντυπα.
→ Διοργάνωση παράλληλων κοινωνικών ή πολιτιστικών εκδηλώσεων
Ανάλογα με τον τόπο διεξαγωγής του συνεδρίου υπάρχει η δυνατότητα αξιοποίησης των τοπικών πολιτιστικών πόρων για το σχεδιασμό και την υλοποίηση παράλληλων εκδηλώσεων με τη μορφή είτε της επίσκεψης σε κάποιο μουσείο κλπ., είτε της συμμετοχής σε δρώμενα.
→ Οργάνωση Εκδρομών – Ξεναγήσεων
Κάθε τόπος έχει τα δικά του στοιχεία που τον κάνουν μοναδικό και αποτελούν αξιοθέατα που οφείλει να επισκεφτεί κανείς. Παράλληλα με τις υποχρεώσεις των συνέδρων σχεδιάζονται προγράμματα ξεναγήσεων και περιηγήσεων προσαρμοσμένα κάθε φορά στον διαθέσιμο χρόνο.
→ Προβολή και δημοσιότητα του συνεδρίου
Την προβολή την αναλαμβάνει το τμήμα Marketing, ενώ για τη δημοσιότητα και τη λειτουργία γραφείου τύπου, ενώ για τη δημοσιότητα υπάρχει σταθερή και μόνιμη συνεργασία με δημοσιογράφους, οι οποίοι αναλαμβάνουν τη σύνταξη και προώθηση προς τα ΜΜΕ ανακοινώσεων τύπου που αφορούν στις ομιλίες και παρουσιάσεις κάθε συνεδρίου
→ Ταξιδιωτικές Υπηρεσίες
Η μακρόχρονη συνεργασία και οι σχέσεις εμπιστοσύνης, που έχουν οικοδομηθεί, έχουν σαν αποτέλεσμα ισχυρή διαπραγματευτική ικανότητα για την εξασφάλιση των βέλτιστων συνθηκών παροχών και κόστους για χώρους διεξαγωγής, φιλοξενίας, γευμάτων και δείπνων.
Σε συνεργασία με την Proton διαθέτουμε online σύστημα με δυνατότητα 24ωρης προσωπικής εξυπηρέτησης για την έκδοση αλλά και αλλαγές σε κρατήσεις αεροπορικών και λοιπών εισιτηρίων με κάθε μέσο, ανάλογα με τις υποχρεώσεις προσκεκλημένων ομιλητών ή προέδρων.
→ Μετακινήσεις Vip transfers
Ανάλογα με τις ανάγκες μετακινήσεων επιλέγονται πολυτελή Van και λεωφορεία 7 – 48 θέσεων, με ιδιαίτερα ευγενικούς και διακριτικούς οδηγούς και συνοδευτικό προσωπικό. Για μετακινήσεις σημαινόντων προσωπικοτήτων διατίθεται στόλος διακριτικών πολυτελών αυτοκινήτων.
Μπορείτε να δείτε κάποια προηγούμενα συνέδρια που διοργανώσαμε και να ενημερωθείτε για τα μελλοντικά που σχεδιάζουμε.
Επικοινωνήστε μαζί μας να σας ενημερώσουμε για τους τρόπους συνεργασίας μας.
